Hilfreiche Ratschläge

Wie schreibe ich eine Tagesordnung für ein Meeting?

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Eine übersichtliche Agenda beantwortet fünf grundlegende Fragen zum Treffen. Die ersten vier sind leicht zu beantworten, und die fünfte Frage kann schwierig sein. Das sind die Fragen.

1. Welche Gruppe ist an dem Treffen beteiligt? Wie heißt die teilnehmende Gruppe oder das teilnehmende Team? Dieser Punkt sollte ganz am Anfang der Tagesordnung klargestellt werden, zum Beispiel:

  • Vorstandssitzung
  • Produktionsabteilung treffen
  • Corporate Silvester-Ausschuss.

Der Name der Gruppe erklärt, wer teilnehmen soll und wer nicht. Bei diesem Ansatz könnten Spezialisten, die eigentlich kommen, aber nicht auftauchen, nicht sagen: "Ich wusste nicht, dass ich teilnehmen musste", und Teilnehmer, die nicht helfen konnten, würden die anderen nicht ablenken.

2. Wann findet das Treffen statt? - Datum und Uhrzeit. Wann wird das Treffen abgehalten, wann wird es beginnen und wann sollte es enden? Wenn dieses Element nicht vorhanden ist, erscheinen die Teilnehmer nicht rechtzeitig, die Besprechung wird verschoben und der Arbeitszeitplan wird verletzt.

3. Was ist der Zweck und die Bedeutung des Treffens? Warum datieren wir? Was ist die allgemeine Bedeutung des Treffens und was sollen wir erreichen? Eine Besprechung kann mehrere Ziele haben, aber wenn es nicht eines gibt, verliert die Besprechung jede Bedeutung.

4. Welche Themen sollten wir berücksichtigen? Auf welche Themen, Fragen oder Anliegen konzentriert sich das Meeting? Schreiben Sie sie in der Reihenfolge auf die Tagesordnung, in der sie berücksichtigt werden. Nehmen Sie außerdem eine Einführung und Zusammenfassung in die Tagesordnung auf, damit Sie die Besprechung beginnen und mit einer Zusammenfassung beenden können.

5. Mit welchen Prozessen werden die einzelnen Themen behandelt? Der Prozess beschreibt, wie die Gruppe jedes Problem von Anfang bis Ende löst, und besteht aus zwei Elementen:

  • Schritte, die beim Umgang mit jedem Thema oder jeder Frage unternommen werden müssen,
  • Mitarbeiter, die in jeder Phase an der Lösung dieser Probleme beteiligt sind.

Betrachten Sie zur Veranschaulichung des Diskussionsprozesses ein Beispiel. Angenommen, Ihr Team arbeitet an einem Kundendienstproblem. Ein Teil des heutigen Treffens widmet sich der Lösung dieses Problems. Dieser Teil der Tagesordnung könnte so aussehen.

Erste Diskussion der Ideen

  1. Erklärung. Die Teilnehmer benennen Ideen, die einer Klärung bedürfen, und die Gruppe diskutiert sie.
  2. Konsolidierung. Die Gruppe diskutiert, ob verschiedene Ideen kombiniert und kombiniert werden können.
  3. Screening. Die Gruppe findet heraus, ob einige Ideen verworfen werden können.
  4. Kategorisierung. In der Gruppe wird diskutiert, ob es für einige Ideen ein gemeinsames Thema gibt, und wenn ja, werden sie in Kategorien eingeteilt.

Bewegung, um ein Problem zu lösen

  1. Definition der nächsten Schritte und Aktionen - Die Teilnehmer des Meetings sprechen sich abwechselnd aus.
  2. Genehmigung der nächsten Schritte und Aktionen, Gruppendiskussion und Konsensbildung.

Wie Sie sehen, erhält die Gruppe beim Lösen von Problemen Antworten auf die Fragen „Was? Wie? und an wem? "Das heißt:" Woran arbeiten wir, wie werden wir arbeiten und wer wird in jeder Phase teilnehmen. " Ein klarer Aktionsplan hilft den Teilnehmern, ihre Aufmerksamkeit auf ein wichtiges Thema zu lenken, und ermöglicht es allen interessierten Parteien, zu sprechen.

Vielleicht möchten Sie die fünf genannten Tagesordnungspunkte noch strukturierter gestalten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Disziplin und Aktivität der Teilnehmer erhöhen müssen, können Sie die Tools aus der folgenden Liste verwenden.

Spezialthema. Manchmal können Besprechungen bestimmten Themen gewidmet sein. In diesem Fall geben Sie dieses Thema unmittelbar nach dem Namen der Teilnehmergruppe an.

Ort des Treffens. Wenn ein Team ständig Besprechungen an verschiedenen Orten abhält, muss angegeben werden, wo diese Besprechung stattfinden soll.

Namen der Teilnehmer. Die Namen der Teilnehmer müssen angegeben werden, wenn ein relativ junges Team, ein multifunktionales Team oder ein externer Berater oder ein Vertreter der Geschäftsführung an der Sitzung teilnehmen.

Die für jedes Thema zugewiesene Zeit. Das Begrenzen der Zeit für jede Frage hilft dem Team, den Fokus nicht zu verlieren und sich nicht durch unredliches Denken ablenken zu lassen. Dies bedeutet nicht, dass Sie eine produktive Diskussion unterbrechen müssen, nur weil die Zeit knapp wird. Verwenden Sie die Zeitplanung für Teambesprechungen. Durch die Zeitplanung können Sie eine Situation vermeiden, in der die Tagesordnung mit Diskussionsfragen überlastet ist, für die gut die Hälfte der Zeit zur Verfügung steht.

Zeit für Pausen. Jedes Meeting, das länger als zwei Stunden dauert, sollte eine Pause beinhalten, da die Teilnehmer sonst ständig abgelenkt werden und regelmäßig den Raum für eine Pause verlassen.

Gewünschte Ergebnisse. In diesem Teil der Tagesordnung wird beschrieben, welche Entscheidungen während des Treffens zu treffen sind und welche anderen Ergebnisse zu erzielen sind.

Schulungsteilnehmer. Die Praxis zeigt, dass es sehr nützlich ist, die Teammitglieder daran zu erinnern, was genau sie für die produktive Teilnahme an dem Meeting vorbereiten sollten oder was sie von dem, was beim letzten Meeting bis jetzt geplant war, hätten tun sollen.

Der Punkt „Bewertung des Treffens“ kann eingegeben werden, wenn das Team jung ist und sich gerade erst an die Arbeitsdisziplin gewöhnt. Die Evaluierung wird dazu beitragen, die Eigen- und Gruppenverantwortung zu erhöhen. Am Ende des Meetings kann Ihr Team die Effektivität Punkt für Punkt bewerten. In den bewerteten Parametern können Sie die Einhaltung der Vorschriften, die Qualität und das Ausmaß der Teilnahme jedes Einzelnen, die Qualität der Moderation, den Fokus auf das Thema des Meetings und vieles mehr einschließen.

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